E-mail forwarding: mail automatisch doorsturen
Wil je e-mails automatisch doorsturen naar een ander adres? Email forwarding is een handige functie waarmee je binnenkomende berichten automatisch kunt laten doorsturen. In dit uitgebreide artikel leggen we uit wat email forwarding precies is, hoe je het instelt, en wanneer het wel en niet verstandig is om te gebruiken.
Wat is email forwarding?
Email forwarding (ook wel e-mail doorsturen of mail forwarding genoemd) is een functie waarbij binnenkomende e-mails op een e-mailadres automatisch worden doorgestuurd naar een ander e-mailadres. De afzender merkt hier niets van: het bericht wordt gewoon bezorgd op het oorspronkelijke adres en vervolgens automatisch doorgestuurd.
Voorbeeld
Je hebt het adres info@jouwbedrijf.nl en stelt email forwarding in naar jouw persoonlijke Gmail-account. Elke e-mail die binnenkomt op info@jouwbedrijf.nl wordt automatisch doorgestuurd naar je Gmail. Je kunt dan vanuit Gmail alle berichten lezen en beantwoorden.
Wanneer is email forwarding nuttig?
Er zijn diverse situaties waarin email forwarding de juiste oplossing is:
- Meerdere adressen centraliseren – Al je zakelijke adressen (info@, sales@, support@) doorsturen naar een centrale inbox
- Afdelings-e-mail – Een adres als support@jouwbedrijf.nl doorsturen naar het hele supportteam
- Tijdelijke projectadressen – Een adres aanmaken voor een project en doorsturen naar de projectleider
- Domeinmigratie – Na een naamswijziging het oude adres laten doorsturen naar het nieuwe
- Persoonlijke voorkeur – Je zakelijke mail lezen in je favoriete e-mailclient of -dienst
Email forwarding instellen bij je hostingprovider
Instellen via DirectAdmin
Bij Theory7 en andere providers die DirectAdmin gebruiken, stel je email forwarding als volgt in:
- Log in op DirectAdmin
- Ga naar E-mail → Forwarders (of Doorstuurregels)
- Klik op Forwarder aanmaken
- Vul het bronadres in (bijv. info)
- Vul het doeladres in (bijv. jouw@gmail.com)
- Kies of je een kopie wilt bewaren op de server
- Klik op Aanmaken
Belangrijke opties bij het instellen
| Optie | Uitleg | Aanbeveling |
|---|---|---|
| Kopie bewaren | Bewaar het originele bericht ook op de server | Aan: vangnet als forwarding faalt |
| Meerdere ontvangers | Doorsturen naar meerdere adressen tegelijk | Nuttig voor teamadressen |
| Catch-all | Alle mail naar niet-bestaande adressen doorsturen | Voorzichtig: trekt ook spam aan |
Email forwarding vs aliassen: het verschil
Email forwarding en e-mailaliassen worden vaak door elkaar gehaald, maar er zijn belangrijke verschillen:
| Kenmerk | Email forwarding | E-mail alias |
|---|---|---|
| Werking | Stuurt door naar een ander adres | Extra naam voor dezelfde mailbox |
| Mailbox nodig | Nee, alleen een doorstuuradres | Ja, gekoppeld aan een bestaande mailbox |
| Antwoorden | Antwoord gaat vanuit het doorstuuradres | Antwoord gaat vanuit de originele mailbox |
| Kosten | Geen extra mailbox nodig | Geen extra mailbox nodig |
| Ideaal voor | Mail ontvangen op een andere dienst | Meerdere adressen voor dezelfde persoon |
Email forwarding problemen en oplossingen
Probleem 1: Doorgestuurde mail komt in spam terecht
Dit is het meest voorkomende probleem bij email forwarding. Wanneer een e-mail wordt doorgestuurd, verandert de verzendende server. De ontvangende server kan de doorgestuurde mail als verdacht beschouwen omdat de oorspronkelijke SPF-controle faalt.
Oplossingen:
- Stel SRS (Sender Rewriting Scheme) in op je mailserver als dat beschikbaar is
- Voeg het doorstuuradres toe aan je contacten bij de ontvangende dienst
- Markeer doorgestuurde berichten als "geen spam" om het spamfilter te trainen
- Overweeg IMAP-toegang in plaats van forwarding om dit probleem geheel te vermijden
Probleem 2: Berichten komen niet aan
- Controleer of het doorstuuradres correct is ingesteld en geen typefouten bevat
- Controleer de spamfolder van het ontvangende adres
- Controleer of de mailbox van het ontvangende adres niet vol is
- Bekijk de mailserver logs voor foutmeldingen bij het doorsturen
Probleem 3: Antwoorden gaan van het verkeerde adres
Als je een doorgestuurd bericht beantwoordt vanuit je persoonlijke account, ziet de ontvanger je persoonlijke adres in plaats van het zakelijke adres. Stel een alias of "Verzenden als" in bij je e-maildienst om dit op te lossen.
Email forwarding en SPF, DKIM en DMARC
Email forwarding kan conflicteren met e-mailauthenticatie. Dit is een technisch maar belangrijk onderwerp:
Het SPF-probleem bij forwarding
SPF controleert of de verzendende server geautoriseerd is voor het afzenderdomein. Bij forwarding stuurt je server de mail door, maar het afzenderdomein is dat van de originele verzender. Je server staat niet in het SPF-record van de originele verzender, waardoor de SPF-controle faalt.
Het DKIM-voordeel bij forwarding
DKIM-handtekeningen overleven forwarding doorgaans wel, mits de inhoud van de e-mail niet wordt gewijzigd. Als je doorstuurserver de e-mail ongewijzigd doorstuurt, blijft de DKIM-handtekening geldig en kan de ontvangende server de authenticiteit verifieren.
DMARC en forwarding
DMARC kijkt naar zowel SPF als DKIM. Als SPF faalt maar DKIM slaagt, kan de e-mail alsnog worden geaccepteerd. Daarom is het belangrijk dat de originele verzender DKIM heeft ingesteld op zijn domeinnaam.
Alternatieven voor email forwarding
In sommige gevallen is een alternatief voor email forwarding geschikter:
| Alternatief | Hoe het werkt | Wanneer gebruiken |
|---|---|---|
| IMAP op meerdere apparaten | Dezelfde mailbox op alle apparaten | Als je overal toegang wilt zonder forwarding |
| Fetchmail/POP3 ophalen | Gmail of Outlook haalt mail op van je server | Als je Gmail wilt gebruiken voor je zakelijke mail |
| E-mail alias | Extra naam voor dezelfde mailbox | Meerdere adressen voor een persoon |
| Distributielijst | Mail naar een groep mensen sturen | Team- of afdelingscommunicatie |
Best practices voor email forwarding
Als je besluit om email forwarding te gebruiken, volg dan deze best practices voor de beste resultaten:
- Bewaar altijd een kopie op de server zodat je een back-up hebt als de forwarding faalt
- Stel "Verzenden als" in bij je ontvangende dienst zodat je kunt antwoorden met het juiste afzenderadres
- Gebruik geen catch-all forwarding tenzij je een specifieke reden hebt, want dit trekt veel spam aan
- Monitor de deliverability en controleer regelmatig of doorgestuurde berichten aankomen
- Overweeg IMAP als alternatief als je regelmatig problemen hebt met doorgestuurde berichten in spam
- Documenteer je doorstuurregels zodat je weet welke adressen waarheen worden doorgestuurd
Email forwarding bij populaire diensten
Gmail
In Gmail kun je onder Instellingen, Doorsturen en POP/IMAP instellen dat alle binnenkomende mail wordt doorgestuurd. Je kunt ook filters maken die alleen specifieke e-mails doorsturen op basis van afzender, onderwerp of andere criteria.
Outlook.com
Bij Outlook.com ga je naar Instellingen, Alle Outlook-instellingen weergeven, E-mail en Doorsturen. Hier kun je een doorstuuradres instellen en kiezen of je een kopie wilt bewaren.
Webhostingpaneel
Bij je hostingprovider stel je forwarding in via het control panel. Bij DirectAdmin via E-mail en Forwarders, bij cPanel via E-mail en Forwarders. Dit is de meest flexibele optie omdat je per e-mailadres kunt instellen waarheen het wordt doorgestuurd.
Email forwarding is een krachtige en flexibele functie waarmee je je e-mailverkeer efficienter kunt beheren. Het is ideaal voor het centraliseren van meerdere adressen, het doorsturen naar een team of het gebruik van je favoriete e-maildienst voor zakelijke mail. Houd rekening met mogelijke SPF-problemen en bewaar altijd een kopie op de server als vangnet.
Wil je e-mailadressen aanmaken met flexibele doorstuurmogelijkheden? Bij Theory7 krijg je onbeperkte e-mailaccounts en forwarders bij je hostingpakket. Zo kun je eenvoudig je e-mailverkeer organiseren precies zoals jij het wilt.
Email forwarding voor specifieke scenario's
Forwarding voor webshops
Webshops profiteren bijzonder van email forwarding. Je kunt aparte adressen aanmaken voor verschillende afdelingen en deze doorsturen naar de verantwoordelijke medewerkers. Denk aan bestellingen@shop.nl naar het warehouse, retouren@shop.nl naar de klantenservice en facturen@shop.nl naar de boekhouding. Zo wordt elke e-mail automatisch bij de juiste persoon bezorgd.
Forwarding bij domeinwijziging
Als je bedrijf van naam verandert of een nieuw domein registreert, kun je email forwarding gebruiken als overgangsoplossing. Stel forwarding in van alle adressen op het oude domein naar de corresponderende adressen op het nieuwe domein. Houd dit minimaal een jaar actief zodat klanten en relaties die het oude adres nog gebruiken niet worden gemist.
Forwarding voor tijdelijke campagnes
Bij marketingcampagnes kun je tijdelijke e-mailadressen aanmaken die doorsturen naar je reguliere inbox. Gebruik bijvoorbeeld zomeractie@jouwbedrijf.nl of blackfriday@jouwbedrijf.nl. Na afloop van de campagne kun je het forwarding adres uitschakelen of de statistieken bekijken om te meten hoeveel respons de campagne opleverde.
Email forwarding en privacy overwegingen
Bij het instellen van email forwarding moet je rekening houden met privacy aspecten, vooral als je persoonsgegevens verwerkt:
- AVG compliance als je zakelijke e-mails doorstuurt naar een persoonlijk Gmail-account, verwerk je mogelijk bedrijfsgegevens buiten de EU. Google verwerkt data in datacenters wereldwijd. Controleer of dit past binnen je privacybeleid en verwerkersovereenkomsten.
- Vertrouwelijkheid forwarding naar een gedeeld adres betekent dat meerdere mensen toegang hebben tot alle doorgestuurde berichten. Wees bewust van welke informatie er doorgestuurd wordt en of alle ontvangers geautoriseerd zijn om deze te lezen.
- Logging en bewaring doorgestuurde e-mails bestaan op meerdere plekken tegelijk. Als je de e-mail moet verwijderen vanwege een verzoek van een betrokkene onder de AVG, moet je dit op alle locaties doen.
Geavanceerde email forwarding configuratie
Conditioneel doorsturen met Sieve-filters
Met Sieve-filterregels kun je conditionele forwarding instellen. In plaats van alle e-mails door te sturen, kun je regels maken die alleen e-mails doorsturen die aan bepaalde voorwaarden voldoen. Bijvoorbeeld: stuur alleen e-mails door die het woord "dringend" in het onderwerp bevatten, of stuur e-mails van specifieke afzenders door naar een ander adres.
Forwarding met berichtaanpassing
Sommige mailservers bieden de mogelijkheid om het doorgestuurde bericht aan te passen. Je kunt bijvoorbeeld een prefix toevoegen aan het onderwerp zoals "[Doorgestuurd]" zodat de ontvanger direct ziet dat het een doorgestuurd bericht betreft. Dit is vooral handig als je veel forwarding regels hebt en wilt weten via welk adres het bericht binnenkwam.
Email forwarding is een eenvoudige maar krachtige functie die, mits correct geconfigureerd, je e-mailworkflow aanzienlijk kan verbeteren. Neem de tijd om je forwarding regels zorgvuldig in te stellen en te documenteren voor een overzichtelijk en efficient e-mailbeheer.
Email Forwarding Instellen: Geavanceerde Configuratie
Naast eenvoudige doorstuurregels biedt email forwarding diverse geavanceerde opties die je e-mailworkflow kunnen optimaliseren.
Conditioneel doorsturen
Met conditionele doorstuurregels kun je e-mails selectief doorsturen op basis van criteria zoals afzender, onderwerp, grootte of het tijdstip van ontvangst. Dit is bijzonder nuttig voor bedrijven die verschillende afdelingen hebben. E-mails met het woord factuur in het onderwerp kun je automatisch doorsturen naar de financiele afdeling, terwijl supportverzoeken naar het supportteam gaan. De meeste e-mailservers en hostingpanelen bieden deze functionaliteit aan.
Doorsturen met kopie behouden
Bij standaard email forwarding wordt het bericht doorgestuurd en bewaar je al dan niet een kopie in de oorspronkelijke mailbox. Het is sterk aan te raden om altijd een kopie te bewaren. Zo heb je een volledig archief van alle ontvangen berichten, ook als er iets misgaat met het doorsturen. Controleer in je hostingpaneel of de optie kopie bewaren is ingeschakeld bij je doorstuurregels.
Vergelijking doorstuurmethoden
| Methode | Kopie behouden | SPF-impact | Betrouwbaarheid | Configuratie |
|---|---|---|---|---|
| Server-side forwarding | Optioneel | Kan problemen geven | Hoog | Hostingpaneel |
| Client-side forwarding | Ja | Geen | Afhankelijk van client | E-mailprogramma |
| Alias/catch-all | Nee (zelfde mailbox) | Geen | Hoog | Hostingpaneel |
| SRS forwarding | Optioneel | Opgelost | Hoog | Server configuratie |
Email Forwarding: Problemen Voorkomen en Oplossen
Bij email forwarding kunnen diverse problemen optreden die je e-mailcommunicatie verstoren. Ken de veelvoorkomende issues en hun oplossingen.
SPF en doorstuurproblemen
Het grootste technische probleem bij e-mail doorsturen is de interactie met SPF-records. Wanneer een e-mail wordt doorgestuurd, verandert het IP-adres van de verzendende server, maar het afzenderadres blijft hetzelfde. De ontvangende server ziet dan dat het bericht niet afkomstig is van een server die in het SPF-record van de oorspronkelijke afzender staat. Dit kan ertoe leiden dat doorgestuurde berichten als spam worden gemarkeerd of geweigerd. SRS (Sender Rewriting Scheme) lost dit probleem op door het afzenderadres te herschrijven.
Loops en terugkerende fouten
Een veelvoorkomende fout is het creeren van doorstuurloops, waarbij e-mails eindeloos heen en weer worden gestuurd tussen twee adressen. Dit ontstaat wanneer adres A doorstuurt naar adres B en adres B terugstuurt naar adres A. De meeste mailservers detecteren dit na een aantal pogingen en stoppen de loop, maar het kan leiden tot tijdelijke verstoringen en gemiste berichten. Controleer altijd je doorstuurregels op mogelijke loops voordat je ze activeert.
Best practices voor betrouwbaar doorsturen
- Bewaar altijd een kopie van doorgestuurde berichten in de oorspronkelijke mailbox
- Test doorstuurregels met testberichten naar verschillende providers
- Controleer regelmatig of het doorsturen nog correct functioneert
- Vermijd doorstuurketens van meer dan twee schakels
- Overweeg IMAP-synchronisatie als alternatief voor doorsturen
Wil je meer weten over professionele e-mail? Lees ons artikel over eigen emailadres met domeinnaam voor een complete instalgids.
Email Forwarding: Geavanceerde Scenario's en Alternatieven
Naast standaard doorstuurregels biedt email forwarding diverse geavanceerde mogelijkheden voor complexere e-mailbehoeften.
Catch-all email configureren
Een catch-all e-mailadres vangt alle berichten op die worden gestuurd naar je domein, ongeacht het gebruikte prefix. Dit betekent dat berichten aan willekeurig@jouwdomein.nl allemaal in dezelfde mailbox terechtkomen. Dit is handig om te voorkomen dat berichten verloren gaan als iemand een verkeerd adres gebruikt, maar het verhoogt ook de hoeveelheid spam die je ontvangt. Overweeg een catch-all alleen als je weinig spam verwacht of een goede spamfilter hebt.
Doorsturen versus aliassen
Een veelgemaakte fout is het verwarren van e-maildoorsturen met e-mailaliassen. Bij doorsturen wordt een bericht fysiek verstuurd naar een ander adres, wat kan leiden tot SPF-problemen en dubbele berichten. Een alias is een alternatief adres dat naar dezelfde mailbox verwijst, zonder dat het bericht opnieuw wordt verstuurd. Aliassen zijn betrouwbaarder en veroorzaken geen authenticatieproblemen. Gebruik aliassen wanneer mogelijk en doorsturen alleen als het bericht naar een externe mailbox moet worden geleid.
Veelgestelde vragen over email forwarding
- Kan ik een doorstuuradres antwoorden? Wanneer je antwoordt op een doorgestuurd bericht, wordt het antwoord verstuurd vanaf het adres van de mailbox waar het binnenkwam, niet het oorspronkelijke doorstuuradres. Stel een alias in als je wilt dat antwoorden vanaf het juiste adres worden verzonden.
- Hoeveel doorstuurregels kan ik instellen? Dit hangt af van je hostingprovider. De meeste providers staan tientallen tot honderden doorstuurregels toe per domein.
- Worden bijlagen meegerestuurd? Ja, bij standaard e-mail doorsturen worden bijlagen meegestuurd naar het bestemmingsadres.
- Kan ik doorsturen naar een Gmail-adres? Ja, maar Gmail kan doorgestuurde berichten als spam markeren als SPF niet correct is geconfigureerd.
Email Forwarding: Samenvatting en Aanbevelingen
Met de juiste configuratie is email forwarding een krachtig hulpmiddel voor efficiënt e-mailbeheer. Hier vatten we de belangrijkste aanbevelingen samen.
Wanneer doorsturen de juiste keuze is
Email forwarding is de juiste keuze wanneer je berichten wilt ontvangen op een centraal adres zonder meerdere mailboxen te beheren. Het is ideaal voor het consolideren van e-mail van meerdere domeinen naar een enkele inbox, het doorsturen van berichten naar een team dat een gedeelde mailbox gebruikt, en het opvangen van e-mail op oude adressen na een domeinwijziging. Gebruik doorsturen niet als alternatief voor een goede e-mailinfrastructuur bij hoog volume.
Aanbevolen configuratie per scenario
Voor persoonlijk gebruik stel je een eenvoudige doorstuurregel in vanuit je hostingpaneel naar je primaire mailbox. Voor zakelijk gebruik combineer je doorstuurregels met aliassen en distributielijsten voor een flexibele e-mailstructuur. Voor migratiescenarios stel je tijdelijk doorsturen in op het oude domein terwijl je geleidelijk overschakelt naar het nieuwe adres. Test na elke configuratiewijziging altijd met een testbericht naar verschillende e-mailproviders om te verifieren dat berichten correct worden afgeleverd zonder in de spamfolder te belanden.
Email Forwarding: Geavanceerde Configuraties
Geavanceerde email forwarding configuraties bieden extra mogelijkheden voor zakelijk gebruik. Conditioneel doorsturen stelt je in staat berichten te filteren op basis van afzender, onderwerp of inhoud voordat ze worden doorgestuurd. Sommige mailservers ondersteunen het doorsturen naar meerdere ontvangers tegelijk, wat handig is voor teamcommunicatie. Bij het instellen van doorstuurregels voor meerdere domeinen is het belangrijk om een consistente naamgevingsconventie te hanteren zodat je het overzicht behoudt. Documenteer alle actieve doorstuurregels in een centraal document zodat je bij problemen snel kunt achterhalen waar berichten naartoe worden gestuurd.
Het regelmatig controleren en documenteren van je email forwarding configuratie voorkomt problemen wanneer medewerkers vertrekken of e-mailadressen wijzigen. Maak een overzicht van alle actieve doorstuurregels en evalueer deze minimaal elk kwartaal om ervoor te zorgen dat berichten altijd bij de juiste personen terechtkomen.
