Moet je je email migreren naar een nieuwe hostingprovider? Het verhuizen van e-mailaccounts kan een uitdaging zijn, maar met de juiste aanpak verloopt het email migreren soepel. In deze handleiding begeleiden we je door het volledige proces van email migreren.

Je stapt over naar een nieuwe hostingprovider en wilt je e-mail meeverhuizen. Logisch, want al je contacten, belangrijke berichten en mailgeschiedenis zitten in die mailbox. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je je e-mail migreert zonder berichten kwijt te raken.

Voorbereiding: wat je nodig hebt

Een goede voorbereiding voorkomt problemen. Zorg dat je de volgende informatie bij de hand hebt voordat je begint:

  • Van je oude provider: IMAP-server, gebruikersnaam en wachtwoord
  • Van je nieuwe provider (Theory7): IMAP-server (mail.theory7.net), je nieuwe e-mailadres en wachtwoord
  • Toegang tot DNS: Om de MX-records aan te passen (vaak via je domeinregistrar)

Noteer deze gegevens in een document. Je hebt ze meerdere keren nodig tijdens de migratie.

Stap 1: Backup maken van je oude mailbox

Voordat je iets wijzigt, maak je een backup. Dit is je vangnet als er iets misgaat.

Backup via een mailprogramma

De eenvoudigste methode is via een desktopprogramma zoals Thunderbird, Outlook of Apple Mail:

  1. Voeg je oude e-mailaccount toe aan het programma (als IMAP)
  2. Wacht tot alle mappen volledig zijn gesynchroniseerd
  3. In Thunderbird: rechtsklik op je account en kies "Exporteren" om een backup te maken
  4. In Outlook: ga naar Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren > Exporteren naar een bestand
  5. Sla het bestand veilig op, bijvoorbeeld op een externe schijf of in de cloud

Backup via webmail

Sommige webmailsystemen bieden een exportfunctie. Log in bij je oude provider en zoek naar een optie als "Export", "Download" of "Backup". Dit levert meestal een .mbox of .eml bestand op.

Tip: maak ook screenshots van je mappenstructuur en eventuele filterregels. Die moet je later handmatig opnieuw instellen.

Stap 2: Nieuwe mailbox aanmaken bij Theory7

Log in bij DirectAdmin op je Theory7 hosting en maak je nieuwe e-mailaccount aan:

  1. Ga naar E-mail Manager of E-mail Accounts
  2. Klik op Account aanmaken
  3. Vul het gewenste e-mailadres in (gebruik hetzelfde adres als bij je oude provider)
  4. Kies een sterk wachtwoord
  5. Stel de gewenste quota in (opslagruimte voor de mailbox)
  6. Klik op Aanmaken

Je nieuwe mailbox is nu actief. Test de verbinding door in te loggen op webmail via mail.theory7.net/webmail of webmail.jouwdomein.nl.

Stap 3: E-mail overzetten met IMAP-synchronisatie

Nu komt het belangrijkste deel: je oude mail overzetten naar de nieuwe mailbox. Er zijn verschillende methoden, van eenvoudig tot geavanceerd.

Methode 1: Via een mailprogramma (aanbevolen voor particulieren)

Dit is de meest toegankelijke methode en werkt voor iedereen:

  1. Open Thunderbird, Outlook of Apple Mail
  2. Voeg beide accounts toe: je oude mailbox en je nieuwe Theory7 mailbox
  3. Wacht tot beide accounts volledig gesynchroniseerd zijn
  4. Selecteer alle mappen in je oude account
  5. Sleep de mappen (of de inhoud) naar je nieuwe account
  6. Wacht tot het kopieren is voltooid. Dit kan even duren bij grote mailboxen.

Let op: kopieer, verplaats niet. Je oude mail blijft zo intact als backup totdat je zeker weet dat alles goed is overgekomen.

Methode 2: ImapSync (voor technische gebruikers)

Heb je veel mailboxen of een grote hoeveelheid data? Dan is ImapSync een krachtige tool die direct tussen twee IMAP-servers kopieert:

imapsync \
  --host1 mail.oudeprovider.nl --user1 info@jouwdomein.nl --password1 "oudwachtwoord" \
  --host2 mail.theory7.net --user2 info@jouwdomein.nl --password2 "nieuwwachtwoord" \
  --ssl1 --ssl2

ImapSync behoudt mappenstructuur, leesstatussen en datums. Het kan bovendien hervat worden als de verbinding wegvalt.

Methode 3: Migratietools van je provider

Sommige hostingproviders bieden migratietools aan in het controlepaneel. Vraag bij je oude provider of zij een exportfunctie hebben, en bij Theory7 of er een importfunctie beschikbaar is.

Stap 4: DNS MX-records aanpassen

Nu je mail is overgezet, moet je de mailstroom omleiden. Dit doe je door de MX-records in je DNS aan te passen. Nieuwe mail komt dan binnen bij Theory7 in plaats van je oude provider.

MX-records wijzigen

  1. Log in bij je domeinregistrar of DNS-beheerder
  2. Ga naar DNS-instellingen voor je domein
  3. Zoek de huidige MX-records
  4. Verwijder of wijzig de oude MX-records
  5. Voeg de nieuwe MX-record toe:
    • Type: MX
    • Naam: @ (of leeg, afhankelijk van je provider)
    • Waarde: mail.theory7.net
    • Prioriteit: 10
  6. Sla de wijzigingen op

Propagatietijd

DNS-wijzigingen hebben tijd nodig om wereldwijd door te werken. Dit heet DNS-propagatie en duurt meestal 1 tot 24 uur, soms langer. Tijdens deze periode kan mail nog binnenkomen bij je oude provider.

Tip: houd je oude mailbox nog minstens een week actief en controleer regelmatig op nieuwe berichten.

Stap 5: Controleren en afronden

Na de migratie is het tijd om alles te controleren:

  • Test ontvangen: stuur een testmail naar je adres vanaf een ander account
  • Test verzenden: verstuur een mail en controleer of deze aankomt
  • Controleer mappen: zijn alle mappen en submappen correct overgekomen?
  • Check speciale mappen: Verzonden, Concepten, Prullenbak, eventuele eigen mappen
  • Controleer datums: hebben berichten nog de juiste verzend- en ontvangstdatum?

Pas als alles werkt en je oude account een week leeg blijft, kun je die afsluiten.

Stap 6: Apparaten opnieuw instellen

Vergeet niet om je mailprogrammas en apparaten bij te werken:

  • Smartphone (iOS en Android): verwijder het oude account en voeg het nieuwe toe
  • Desktop mailprogrammas: update de serverinstellingen of configureer opnieuw
  • Webapplicaties: update eventuele SMTP-instellingen voor formulieren of notificaties

Bekijk onze andere handleidingen voor gedetailleerde instructies per apparaat.

Meer over e-mail en hosting

Bekijk deze gerelateerde pagina's voor meer informatie:

E-mail migreren: veelgemaakte fouten vermijden

Bij het email migreren naar een nieuwe hostingprovider gaat er regelmatig iets mis. Hier zijn de meest voorkomende fouten en hoe je ze voorkomt:

Fout Gevolg Oplossing
Oude mailbox te vroeg opheffen Mail kwijtraken door DNS-propagatie Houd oude mailbox 2 weken actief
MX-records te vroeg wijzigen Mail komt aan bij lege mailbox Eerst mailbox vullen, dan DNS wijzigen
Geen backup maken Bij fouten is mail onherstelbaar weg Altijd backup voor je begint
SPF/DKIM vergeten bij te werken Uitgaande mail belandt in spam SPF en DKIM aanpassen na migratie
Apparaten niet bijwerken Mail werkt niet op telefoon/laptop Alle apparaten opnieuw configureren

E-mail migreren: planning en tijdlijn

Een goed geplande email migratie voorkomt stress en problemen. Hier is een aanbevolen tijdlijn voor het hele proces:

Week 1: voorbereiding

  • Inventariseer alle e-mailaccounts die gemigreerd moeten worden
  • Noteer wachtwoorden en serverinstellingen van de oude provider
  • Maak een backup van alle mailboxen
  • Plan het migratiemoment (bij voorkeur in het weekend of buiten kantooruren)

Week 2: migratie uitvoeren

  • Maak nieuwe mailboxen aan bij Theory7
  • Kopieer e-mail over via IMAP-synchronisatie of ImapSync
  • Controleer of alle mappen en berichten correct zijn overgekomen
  • Wijzig de MX-records in je DNS

Week 3: controle en afronding

  • Monitor of nieuwe mail correct binnenkomt bij Theory7
  • Check de oude mailbox dagelijks op berichten die daar nog aankomen
  • Update alle apparaten met de nieuwe serverinstellingen
  • Pas SPF, DKIM en DMARC records aan voor de nieuwe mailserver

Week 4: afsluiting

  • Laatste controle van alle mailboxen
  • Verwijder oude e-mailaccounts pas nadat alles 100% werkt
  • Documenteer de nieuwe instellingen voor toekomstig gebruik

Meer weten over e-mail? Lees over SPF, DKIM en DMARC instellen na je migratie, of bekijk de e-mail hosting bij Theory7.

E-mail migreren: grote mailboxen en bulkmigratie

Bij het email migreren van grote mailboxen of veel accounts tegelijk zijn er extra uitdagingen. Hier zijn specifieke tips voor complexere migraties:

Mailboxen groter dan 5 GB

Grote mailboxen kunnen problemen geven bij synchronisatie via een mailprogramma. De verbinding valt weg, het programma wordt traag of het kopieerproces hapert. Gebruik in dat geval ImapSync via de command line. ImapSync kan hervatten waar het was gebleven en draait betrouwbaar bij grote datasets.

Meerdere mailboxen tegelijk

Als je tien of meer mailboxen moet migreren, is het handmatig verwerken tijdrovend. Maak een script dat ImapSync uitvoert voor elke mailbox. Gebruik een CSV-bestand met de gegevens van elke mailbox en laat het script alle accounts sequentieel verwerken.

Downtime minimaliseren

Bij een bedrijfsmigratie wil je de periode zonder e-mail zo kort mogelijk houden. Gebruik deze strategie:

  1. Voormigratie: kopieer alle bestaande mail over terwijl de oude server nog actief is
  2. DNS wijzigen: verander de MX-records naar de nieuwe server
  3. Delta-synchronisatie: draai ImapSync nogmaals om de berichten te pakken die in de tussentijd zijn binnengekomen
  4. Verificatie: controleer of alles correct is overgekomen

Met deze aanpak is de effectieve downtime minimaal: alleen de paar minuten die het kost om DNS te wijzigen en de delta-sync te draaien.

Na de migratie: e-mail authenticatie bijwerken

Vergeet na het email migreren niet om je e-mailauthenticatie-records bij te werken. De oude SPF-, DKIM- en DMARC-records verwijzen naar je oude mailserver. Update deze in je DNS zodat uitgaande mail niet in de spamfolder belandt.

Hulp nodig bij de migratie?

E-mailmigratie kan tijdrovend zijn, vooral bij grote mailboxen of veel accounts. Geen zin om dit zelf te doen? Theory7 biedt migratieondersteuning aan. Wij helpen je met:

  • Het overzetten van al je e-mail naar je nieuwe Theory7 hosting
  • Het correct instellen van DNS-records
  • Het configureren van mailprogrammas op al je apparaten
  • Het oplossen van eventuele problemen tijdens de migratie

Neem contact op met onze support of vraag naar de migratiemogelijkheden bij het bestellen van je hostingpakket. We zorgen ervoor dat je overgang soepel verloopt en je geen enkel bericht kwijtraakt.

Email migreren: samenvatting en aandachtspunten

Het email migreren hoeft niet ingewikkeld te zijn als je de juiste stappen volgt. Bij email migreren is het cruciaal om eerst een volledige backup te maken van al je berichten. Tijdens het email migreren kun je het beste IMAP gebruiken zodat je berichten gesynchroniseerd blijven. Een veelgemaakte fout bij email migreren is het te vroeg aanpassen van DNS-records. Plan het email migreren bij voorkeur buiten kantooruren om onderbrekingen te minimaliseren. Succesol email migreren vereist geduld en een goede voorbereiding.

Email migreren: voorbereidende stappen

Een succesvolle email migratie begint met een grondige voorbereiding. Zonder de juiste voorbereiding riskeer je dataverlies of langdurige downtime van je e-mailcommunicatie.

Inventarisatie maken

Voordat je begint met de migratie, breng je de huidige situatie in kaart:

  • Aantal e-mailaccounts - Maak een lijst van alle actieve e-mailadressen en hun opslaggebruik
  • Mappenstructuur - Documenteer de mappenstructuur per account, vooral als gebruikers complexe organisatie gebruiken
  • Doorstuurregels en filters - Noteer alle actieve doorstuurregels en filterinstellingen die opnieuw moeten worden geconfigureerd
  • Gedeelde mailboxen - Identificeer mailboxen die door meerdere medewerkers worden gebruikt
  • Autoresponders - Schakel afwezigheidsberichten uit vóór de migratie om verwarring te voorkomen

Communicatieplan opstellen

Informeer alle betrokkenen ruim van tevoren over de migratie. Stuur minimaal een week vooraf een e-mail met het migratietijdstip, de verwachte downtime en instructies voor het bijwerken van e-mailinstellingen op telefoons en computers.

Email migreren: methodes vergeleken

Er zijn verschillende methodes om je email te migreren. De beste aanpak hangt af van het aantal accounts, de hoeveelheid data en je technische kennis.

MethodeGeschikt voorSnelheidComplexiteit
IMAP-synchronisatieKleine tot middelgrote migratiesGemiddeldLaag
Migratietool van providerMigraties tussen grote providersSnelLaag
imapsync (commandoregel)Technische gebruikers, bulkSnelGemiddeld
PST/MBOX export/importKleine migraties, archiveringLangzaamLaag
Professionele migratiedienstGrote organisatiesSnelProvider handelt af

Veelvoorkomende problemen bij email migreren

Tijdens het migreren van e-mail kunnen diverse problemen optreden. Ken de meest voorkomende issues en hun oplossingen:

  • Ontbrekende e-mails na migratie - Controleer de opslaglimieten op de nieuwe server. Als het mailbox-quotum bereikt is, worden niet alle berichten overgezet. Verhoog de limiet en voer de migratie opnieuw uit.
  • Mappenstructuur verdwenen - Niet alle migratietools behouden de mappenstructuur. Test eerst met één account voordat je een bulkmigratie uitvoert.
  • E-mails komen niet aan op het nieuwe account - Na het wijzigen van de MX-records duurt het even voordat alle berichten naar de nieuwe server worden gestuurd. Houd de oude server actief tijdens de DNS-propagatie.
  • Verlies van zoekfunctionaliteit - Na een grote migratie moet de zoekindex opnieuw worden opgebouwd, wat even kan duren bij grote mailboxen.

Door zorgvuldig te plannen en stapsgewijs te migreren, minimaliseer je de kans op problemen en zorg je voor een soepele overgang naar je nieuwe e-mailomgeving. Vergeet niet om na de migratie je spamfilters opnieuw te configureren op de nieuwe server.

Email migreren: na de migratie controleren en optimaliseren

Na het succesvol migreren van je email zijn er diverse controles en optimalisaties die je moet uitvoeren om een vlekkeloze werking te garanderen.

Controleer allereerst of alle e-mailaccounts correct werken door een testbericht te sturen en te ontvangen voor elk account. Verifieer dat berichten zowel via webmail als via desktop- en mobiele clients goed worden ontvangen. Controleer ook de verzendmappen, concepten en archiefmappen om te bevestigen dat alle data correct is overgezet.

Werk vervolgens alle e-mailinstellingen bij op alle apparaten van je medewerkers. Maak een beknopte handleiding met de nieuwe servergegevens: inkomende en uitgaande server, poortnummers en beveiligingsinstellingen. Distribueer deze handleiding vooraf en plan een moment waarop medewerkers hun instellingen bijwerken, bij voorkeur met ondersteuning beschikbaar.

Configureer ten slotte je beveiligingsrecords opnieuw. Controleer of je SPF-record de nieuwe mailserver bevat, genereer nieuwe DKIM-sleutels als je van provider bent gewisseld, en werk je DMARC-beleid bij. Test je e-mailauthenticatie met een tool als mail-tester.com door een testbericht te sturen en je score te controleren. Een score van 9/10 of hoger geeft aan dat je configuratie correct is.

Monitor de eerste twee weken na de migratie extra alert op problemen. Vraag medewerkers en klanten om te melden als berichten niet aankomen of vertraagd zijn. Controleer dagelijks de mailserver-logs op fouten en de mailwachtrij op vastgelopen berichten. Na twee weken zonder problemen kun je de oude mailserver definitief laten ontmantelen door je vorige hostingprovider.

Email migreren: samenvatting en tips

Het succesvol migreren van e-mail naar een nieuwe hostingomgeving vereist planning, zorgvuldige uitvoering en nazorg. De belangrijkste les is om nooit te haasten: een geruilde migratie met minimale downtime is altijd beter dan een snelle migratie met dataverlies.

Begin twee weken voor de geplande migratie met de voorbereidingen: inventariseer alle accounts, documenteer instellingen en stel een communicatieplan op. Gebruik IMAP-synchronisatie of een professionele migratietool om alle berichten inclusief mappenstructuur over te zetten. Houd beide servers minimaal 48 uur parallel draaiende om berichten tijdens de DNS-propagatie op te vangen. Werk na de migratie alle e-mailinstellingen bij op alle apparaten van je medewerkers en herconfigureer je SPF, DKIM en DMARC records voor de nieuwe server. Monitor de eerste twee weken extra alert op problemen en wees bereikbaar voor medewerkers die hulp nodig hebben bij het bijwerken van hun instellingen. Met deze gestructureerde aanpak verloopt je e-mailmigratie soepel en zonder verlies van belangrijke communicatie.

Email migreren: de investering die zich terugbetaalt

Het migreren van e-mail naar een betere hostingomgeving is een investering die zich op meerdere manieren terugbetaalt. Betere afleverbaarheid betekent dat je berichten daadwerkelijk aankomen bij klanten en partners. Meer opslagruimte geeft je de vrijheid om je archief te bewaren zonder constant berichten te moeten verwijderen. Snellere servers zorgen voor een responsievere webmail-ervaring. En verbeterde beveiliging beschermt je bedrijfscommunicatie tegen onderschepping en ongeautoriseerde toegang. De migratie zelf kost tijd en aandacht, maar het resultaat is een e-mailomgeving die betrouwbaarder, sneller en veiliger is. Plan de migratie zorgvuldig, communiceer helder met alle betrokkenen en test grondig na afloop voor het beste resultaat.

E-mail migratie checklist voor bedrijven

Voor een vlekkeloze e-mail migratie volg je deze stapsgewijze checklist. Inventariseer alle actieve e-mailadressen, aliassen en doorverwijzingen die moeten worden overgedragen. Documenteer de huidige DNS-instellingen waaronder MX-, SPF-, DKIM- en DMARC-records. Maak een volledige back-up van alle mailboxen bij de oude provider. Richt de nieuwe omgeving in met identieke adressen en configuraties. Stel de DNS TTL minimaal 24 uur voor de migratie in op een lage waarde om snelle propagatie mogelijk te maken. Verplaats de mailboxinhoud via IMAP-synchronisatie of een migratietool. Wijzig de MX-records naar de nieuwe server en monitor de aflevering gedurende 48 uur. Verifieer dat alle betrokkenen correct kunnen ontvangen en versturen voordat je de oude omgeving deactiveert. Bewaar de oude omgeving nog minimaal een maand als vangnet.

Bekijk ons webhosting aanbod bij Theory7 voor betrouwbare en snelle hosting.